CÔNG VIỆC CỦA MỘT WEDDING PLANNER

CÔNG VIỆC CỦA MỘT WEDDING PLANNER
S chng có ai li mun v ngc phát biu rng: “Chúng tôi đã quá kinh nghim trong vic cưới xin!” – nếu như bn không phi là mt Wedding Planner. Nghe như mt câu chuyn đùa nhưng đúng là vy, t chc đám cưới thc tế là mt “d án” trong đi mà bn cho dù là mt nhà kinh doanh tm c  lĩnh vc ca bn cũng vn chc chc là không rành r, thm chí có khi là chưa hình thành mt khái nim nào v cưới y ch. Nhưng đau đu  ch nó chính là mt d án tm c ca cuc đi bn nên không th thiếu ht s đu tư t m. Vì vy, vic chn mt gi vàng mt đơn v Wedding Planner đ giúp bn “chy d án” này thc s vô cùng quan trng. Dch v Wedding Planner (WP) đã ph sóng rng rãi  các quc gia phát trin trên thế gii, đc bit là th trường Tây Âu. Tuy nhiên,  thi đim hin ti, đây vn là mt khái nim còn khá mi m đi vi th trường cưới  Vit Nam. Không ít các đi tượng sp có nhu cu chun b cho tic cưới ca bn thân hoc người thân vn chưa mường tượng được s cn thiết ca vic lên kế hoch chu đáo và vn hành mt d án cưới, cho đến khi đi mt vi thc tế và … các vn đ p ti. Qua bài viết này, chúng tôi hy vng có th chia s tht trình t và chi tiết công vic ca mt WP qua góc nhìn vic cưới xin như mt d án chuyên nghip. Hy vng s cung cp nhng thông tin hu ích đ bn có nhng cân nhc và la chn phù hp đ hoàn thin mt l cưới như mong đi, cũng như gim thiu nhiu nht các ri ro không mong đi vì hu hết chúng ta “ch cưới mt ln trong đi mà thôi”. 1. CUC GP GĐU TIÊN Giống như bất kì dịch vụ nào, các đơn vị WP cũng được chia thành nhiều phân khúc thị trường. Hãy dành thời gian để khảo sát và đừng ngại đặt câu hỏi với các đơn vị WP mà bạn đang nhắm tới để lựa chọn ra đơn vị thực sự phù hợp với bạn. Mỗi đơn vị WP sẽ có phong cách làm việc, gu thẩm mỹ, quy cách tổ chức, hạn mức ngân sách… và đặc biệt là “cái hồn” khác nhau. Quá tốt nếu như bạn đã biết mình cần gì và muốn gì cho đám cưới của mình. Nhưng nếu bạn chưa, thì việc nhẫn nại tìm kiếm, ghé thăm các kênh thông tin để tham khảo và trao đổi chân thành với WP sẽ giúp bạn khai phá về nhu cầu cá nhân và xác định đối tác WP phù hợp. Vậy là CDCR đã tìm được WP cho mình, chúng tôi sẽ chính thức ra trận để trở thành “thư ký Kim” của bạn. Đầu tiên, WP sẽ tiến hành thu thập các thông tin cơ bản về nhu cầu cá nhân của hai bạn như các đề mục phải thực hiện trước cưới, tổ chức các lễ gia tiên truyền thống, tổ chức lễ cưới chính thức, và chọn lựa các đối tác liên quan cho từng khâu. Quan trọng nhất là nhận sự chia sẻ về phong cách cưới mà bạn đang mong đợi, cũng như câu chuyện tình yêu của hai bạn để triển khai về concept và ý tưởng chi tiết sau này.   2. LÊN TIMELINE Sau khi nắm đủ thông tin về nhu cầu của bạn, WP sẽ đưa ra bản Timeline bao gồm danh sách các công việc và đề mục cần thực hiện tương ứng với các mốc thời gian hợp lý. Chắc bạn không muốn phải gặp những trường hợp oái ăm ví dụ như 2 tuần trước tiệc cưới, bạn quyết định đi Hàn Quốc chụp bộ ảnh pre-wedding để có thể chia sẻ các khoảnh khắc tuyệt đẹp đó trong lễ cưới và đau lòng nhận thông báo từ studio rằng họ không đủ thời gian để chỉnh sửa ảnh. Hoặc bạn đã lo lắng in sẵn 500 chiếc thiệp cưới trước 8 tháng rồi mới nhận ra sảnh cưới bạn tính đặt cọc nấu ăn không được hợp vị cho lắm. WP sẽ soạn thảo một trình tự hài hòa cho tất cả mọi thứ, bảo đảm các hạng mục công việc cần hoàn thành được tổ chức tốt về thời gian, tiện lợi và an toàn cho CDCR. Timeline của mỗi cặp đôi sẽ khác nhau tùy thuộc vào trường hợp của từng khách, nhưng thông thường thời gian lý tưởng để bạn bắt đầu chuẩn bị cho đám cưới là trước từ 1 năm – 6 tháng. Khi Timeline được đưa ra, hãy thảo luận nếu bạn cần chỉnh sửa và sau đó bám sát thực hiện theo Timeline đã thống nhất với WP. Tác dụng lớn nhất của Timeline là giải tỏa cho bạn gánh nặng tâm lý hoang mang với câu hỏi “Phải làm gì tiếp theo nữa đây?” WP với vai trò thư ký, sẽ kiểm soát và đốc thúc, giữ bạn đi theo đúng khung thời gian định sẵn.   3. CHỌN ĐỐI TÁC DỊCH VỤ CƯỚI Tương ứng với các hạng mục đã được liệt kê trong Timeline, mỗi công đoạn cho đám cưới sẽ được thực hiện bởi các đơn vị cưới chuyên trách. Bạn đang phải đối diện với các thị trường dịch vụ hoàn toàn mới mà trước đây chưa từng sử dụng qua, liệt kê sơ bộ gồm:
  • Studio quay phim – chụp ảnh trước và trong lễcưới
  • Trang phục: Áo váy – vest – áo dài – giày
  • Make up
  • Thiệp cưới
  • Lễvật cưới
  • Sảnh cưới – nhà hàng
  • Thiết kếtrang trí sảnh/ địa điểm lễ cưới
  • MC dẫn chương trình
  • Vũ đoàn, band nhạc
… Và các dịch vụ phát sinh tùy theo nhu cầu. Khoan hẵng đổ mồ hôi nhé! Đơn vị WP của bạn chính là người có thể đơn giản hóa việc này, tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm áp lực lựa chọn cho bạn. Bên cạnh đó, WP còn là người kiểm soát và cân đối tài chính, giúp bạn phân chia hợp lý ngân sách cho từng hạng mục đối tác. Dựa vào nhu cầu và đặc điểm riêng biệt của cặp đôi, WP sẽ tư vấn các đối tác uy tín chất lượng và phù hợp để CDCR chọn lựa hợp tác. Mọi vấn đề về việc trao đổi thông tin, WP có thể đứng ra đại diện bạn để liên hệ làm việc suốt quá trình thực hiện và cập nhật, tổng hợp thông tin súc tích cho bạn, như một điều phối viên. Không cần bạn phải trực tiếp bỏ thời gian để tự gõ phím, gọi điện, gửi mail và ghi nhớ mọi thứ đâu. Đôi lúc việc lựa chọn đối tác cưới thông qua WP còn vô tình là một lợi thế kinh tế cho CDCR. Bạn sẽ thường nhận được những ưu đãi giảm giá so với việc tự liên hệ và đặt dịch vụ trực tiếp. Đừng nghĩ nhiều, nó đơn giản như các ưu đãi khi bạn đặt phòng homestay qua các trang web du lịch vậy. Hệ thống liên kết giữa các đối tác trong thị trường chung sẽ gây lợi cho khách hàng không chỉ về túi tiền mà còn về chất lượng nữa. WP sẽ rất vui nếu bạn lựa chọn các đối tác quen thuộc của chúng tôi vì sự phối hợp ăn ý sẵn có sẽ khiến cho công việc giữa hai bên thuận lợi, và đem đến hiệu quả thành phẩm cao. Không chỉ dừng ở việc giới thiệu, WP còn là người đồng hành cùng CDCR trong các quá trình trải nghiệm dịch vụ cưới. Có thêm một tư vấn viên cùng bạn đi thử áo váy, chụp hoặc quay hình/clip cưới, lựa chọn thiệp cưới,… bạn sẽ có được các lời phân tích đắt giá cũng như sự sáng tạo và cảm hứng thực hiện cho từng khâu.   4. KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH CƯỚI Đừng lo lắng việc tổ chức đám cưới theo những gì bạn nghĩ là có “đúng theo lệ” hay không, có đủ các phần cần làm hay chưa. Vì cưới về bản chất là câu chuyện riêng của đôi lứa, việc nó mang dấu ấn và nhu cầu cá nhân là hoàn toàn dễ hiểu, và không ai nên đánh giá tiệc cưới của bạn là phải “làm thế này” hoặc “không được làm thế kia”. Ở một góc nhìn khác, trong các nền văn hóa đề cao các giá trị về lễ nghi như châu Á, hãy yên tâm rằng một đơn vị WP chuyên nghiệp với hệ thống kiến thức và kinh nghiệm vững chắc sẽ có thể tư vấn và chăm sóc nếu bạn có nhu cầu tổ chức một tiệc cưới trang trọng cùng các nghi thức truyền thống cơ bản. Trong trường hợp bạn chưa biết cần làm gì, WP sẽ cung cấp một kịch bản mẫu với quy trình lễ cưới phổ biến và chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của CDCR và gia đình. Kịch bản cho các Lễ gia tiên như Đính Hôn, Vu Quy, Tân Hôn khác nhau như thế nào, Tiệc cưới tại nhà hàng thường gồm có các bước gì – WP sẽ tư vấn cặn kẽ. Còn nếu bạn đã có một kế hoạch đặc sắc và mong muốn riêng cho chương trình cưới “chất ngầu” thì quá tuyệt vời, WP sẽ đưa vào kịch bản những ý tưởng điên rồ dễ thương đó và dàn xếp ổn thỏa cho bạn. Tương tự như Timeline, Kịch bản cũng cần phải chặt chẽ về mốc thời gian và chi tiết thực hiện sao cho tất cả các bên liên quan từ CDCR, gia đình, đến đối tác cưới có thể dễ dàng nắm bắt và phối hợp với nhau. Để triển khai kịch bản một cách trơn tru nhất, hội họp và thảo luận giữa các bên là không bao giờ thừa. Việc gặp mặt trực tiếp để đối thoại giữa CDCR và các đối tác chương trình, đặc biệt là MC sẽ được WP chủ động sắp xếp để hoàn thiện nhất về kịch bản. Bạn chắc phải muốn đánh giá tổng quan cũng như an tâm hơn về các đối tác chuẩn bị hỗ trợ cho mình trước ngày cưới đúng không. 5. Ý TƯỞNG TRANG TRÍ LỄ CƯỚI Hiện nay, phần đông đơn vị WP ngoài công tác tổ chức sẽ cung cấp kèm theo đó là việc lên ý tưởng và trang trí cho tiệc cưới của CDCR – một mảng dịch vụ chủ chốt thể hiện mạnh mẽ nhất tư duy thẩm mỹ riêng của từng thương hiệu WP. Sẽ khá nhàm chán khi sử dụng các set décor thông dụng có sẵn của các sảnh cưới, cặp đôi CDCR có “gout” sẽ đặc biệt lưu tâm đến thiết kế của tiệc cưới, muốn lễ đường phải mang màu sắc của riêng mình, toát lên phong cách và dấu ấn câu chuyện tình yêu của mình. Cho WP của bạn một khoản thời gian để phác họa các điểm chính của thiết kế như phong cách, chủ đề và bảng màu. Việc xác định các yếu tố này là rất cần thiết để triển khai tiếp về chi tiết khi đi vào từng hạng mục. WP mang tư duy sáng tạo tầm cao sẽ định hướng tổng thể tiệc cưới của CDCR thỏa mãn đầy đủ nhu cầu cá nhân của cặp đôi, vừa đảm bảo tính thẩm mỹ nắm bắt được xu thế thời đại. Sau khi thống nhất với CDCR về các yếu tố chủ chốt nói trên, dựa vào hạn mức ngân sách mà bạn chia sẻ từ đầu, WP sẽ tiếp tục phân chia và triển khai tiếp thiết kế cho từng hạng mục nhỏ trong tiệc cưới (như cổng chào, vị trí đón khách, backdrop chụp hình, lối đi, sân khấu chính,…). Từng chiếc khăn bàn, bình hoa, những dải lụa màu, mô hình vững chãi hay bó hoa cưới nhỏ xinh sẽ được trình bày cụ thể để bạn hình dung một cách chi tiết nhất. Mọi thiết kế được duyệt qua rồi sẽ nằm ở trên mặt giấy và bạn chỉ việc chờ đợi bất ngờ để chiêm ngưỡng một tiệc cưới lung linh được WP biến thành hiện thực trong ngày trọng đại ấy thôi. 6. NGÀY TRỌNG ĐẠI ĐÃ ĐẾN Trước ngày cưới, xin bạn trút bỏ mọi lo toan, đắp mặt nạ dưỡng da và đi ngủ sớm để ngày hôm sau trở thành nhân vật chính. Việc của CDCR trong ngày cưới là xinh đẹp, hạnh phúc và vui cười, mọi chuyện còn lại hãy để cho WP chăm sóc, lúc này chúng tôi đã trở thành đạo diễn và chỉ đạo nghệ thuật của bạn. WP có nhiệm vụ kiểm soát và điều phối mọi đối tác liên quan trực tiếp đến buổi tiệc, từ MC, đội ngũ quay chụp, make up, nhà hàng, vũ đoàn, kỹ thuật hậu trường… và cả CDCR cùng gia đình để vận hành trơn tru chương trình cưới theo kịch bản đã thống nhất. Từ công đoạn chuẩn bị, đến duyệt sân khấu, đón khách, làm lễ và nhập tiệc, WP sẽ không rời mắt ở bất kỳ thời điểm nào để kịp thời hỗ trợ xử lý. Ngoài việc vận hành chương trình theo kịch bản, WP sẽ tư vấn cho bạn và gia đình và trực tiếp giải quyết các tình huống xảy ra ngoài dự đoán. Tất cả mọi người sẽ trở thành một ekip đoàn kết, đứng sau lưng hỗ trợ cho WP để làm cho ngày trọng đại của bạn được diễn ra viên mãn nhất. Sau buổi tiệc, WP tận tâm sẽ tiếp tục đồng hành cùng bạn trong các vấn đề còn tồn đọng như kết toán chi phí với các bên đối tác, giao trả trang phục cưới, follow up hình ảnh lễ cưới…   Nói đến đây, chúng tôi mong đã có th giúp cho CDCR hiu thêm v tính cht công vic và nh hưởng ca WP trong d án cưới. Nhưng điu mong mi nht là CDCR nhn ra chúng tôi như mt người bn hu thân tình cùng s chia và gánh vác mt giai đon quan trng ca đi người. Mt điu đc bit ca ngh cưới không ging các ngành ngh khác, là khách hàng ch gp g và bước ngang qua chúng tôi duy nht mt ln, chúng tôi s không có cơ hi phc v bn ln hai. Vy mi duyên này chng phi là rt đáng trân quý hay sao? Hy vng bn s có được nhng hi c tuyt đp trong ngày cưới, và nhng k nim đó cũng có hình nh ca ca chúng tôi – Wedding Planner ca bn.

Wedding Planner: Bảo Như